HopHop+

Guide utilisateur

Service de garde

13 mars 2020

Table des matières

Section 1 - Vue d’ensemble........................................................................................... 5

1.1. Présentation............................................................................................................. 5

1.1.1. Appel des enfants............................................................................................................................................. 6

1.1.2. Prise des présences par groupe............................................................................................................. 7

1.1.3. Transfert entre groupes.............................................................................................................................. 8

1.2. Communication entre les appareils........................................................................ 9

1.3. Stabilité du réseau................................................................................................. 11

Section 2 - Équipement et applications................................................................... 13

2.1. iPad......................................................................................................................... 13

2.1.1. Démarrage......................................................................................................................................................... 13

2.1.2. Connexion.......................................................................................................................................................... 14

2.1.3. Application HopHop-Centre.................................................................................................................... 15

2.2. Téléphones............................................................................................................. 16

2.2.1. Démarrage......................................................................................................................................................... 16

2.2.2. Connexion.......................................................................................................................................................... 17

2.2.1. Application HopHop-Opérateur........................................................................................................... 17

2.2.2. Charge................................................................................................................................................................... 17

2.2.3. Paramètres........................................................................................................................................................ 17

2.3. MiFi......................................................................................................................... 18

2.3.1. Démarrage......................................................................................................................................................... 18

2.3.2. Connexion des téléphones...................................................................................................................... 18

2.3.1. Charge................................................................................................................................................................... 18

Section 3 - Poste d’accueil - HopHop-Centre.......................................................... 19

3.1. Gestion des changements d’états à l’accueil (iPad)............................................. 19

3.2. Filtres pour l’affichage des états........................................................................... 21

3.3. Enfants appelés par l’accueil................................................................................. 22

3.3.1. Séquence............................................................................................................................................................. 22

3.3.2. Optimisation..................................................................................................................................................... 23

3.3.3. Ramener un enfant « Parti » dans son groupe.......................................................................... 23

3.4. Enfants appelés par HopHop................................................................................. 23

3.4.1. Séquence............................................................................................................................................................. 23

3.4.2. Optimisation..................................................................................................................................................... 26

3.4.3. Message des parents................................................................................................................................... 26

3.4.4. Appel d’un enfant HopHop même si absent............................................................................... 26

3.4.5. Logo HopHop si appel HopHop........................................................................................................... 26

3.5. Groupage................................................................................................................ 27

3.6. Perte de connexion................................................................................................ 27

3.7. Paramètres............................................................................................................. 27

Section 4 - Appareils des éducatrices(teurs)......................................................... 28

4.1. Séquence................................................................................................................ 28

4.1.1. Prise de présence.......................................................................................................................................... 28

4.1.2. Appels des enfants....................................................................................................................................... 30

4.1.3. Transfert des enfants dans un autre groupe.............................................................................. 30

4.2. Menu Profil............................................................................................................. 31

4.3. Perte de connexion................................................................................................ 31

Section 5 - Gestion des données................................................................................ 32

5.1. Liste des élèves...................................................................................................... 32

5.1.1. Changement de groupe d’un enfant................................................................................................. 32

5.1.2. Ajout d’un nouvel enfant......................................................................................................................... 33

5.2. Liste des groupes................................................................................................... 34

5.2.1. Configuration d’un groupe existant................................................................................................. 34

5.2.2. Ajout d’un nouveau groupe.................................................................................................................... 35

5.3. Production de rapports......................................................................................... 36

5.3.1. Rapport de présences................................................................................................................................ 36

5.3.2. Rapport des ratios........................................................................................................................................ 37

Section 6 - Aide-mémoires......................................................................................... 37

6.1. Poste accueil........................................................................................................... 37

6.2. Appareil des éductarices(teurs)........................................................................... 37

Section 7 - Foire Aux Questions (FAQ)..................................................................... 38

7.1. Communication et connexion............................................................................... 38

À propos

Ce document présente les différentes fonctions de l’application de gestion des départs pour les services de garde. Ce guide permet aux responsables du service de garde de naviguer à travers les différentes options.

Le guide présente les différents menus disponibles. La majorité de ces menus sont disponibles dans la version Web ainsi que la version iPad. Lorsque ce n’est pas le cas, nous l’indiquerons.

La version Web est accessible avec un navigateur internet à l’adresse suivante : www.hophop.ca/webapp. Il faut utiliser le courriel et le mot de passe associés au compte de votre école. La version Web permet de faire la configuration de l’application mais ne permet pas de faire l’opération du système lors des départs.

La Foire Aux Questions (FAQ) à la fin du document permet de rechercher les informations par des questions précises posées par les utilisateurs de l’application.

Section 1 - Vue d’ensemble

1.1. Présentation

Le système HopHop+ permet d'éviter les appels des enfants par le walkie-talkie lors des départs en fin de journée. Chaque éducatrice(teur) a un appareil, par exemple de type Android, pour recevoir les demandes. La personne à l'accueil du service de garde utilise un iPad avec tous les élèves présents. Voir le schéma en Figure 1.

Le système permet la gestion de tout le service de garde, donc autant les enfants inscrits à HopHop que ceux non inscrits à HopHop. Des données sur les départs de tous les enfants sont disponibles. Le système permet aussi de connaitre en tout temps où se trouve chacun des enfants au service de garde: dans son groupe, en train de s’habiller, à l’accueil ou parti. Ces données sont accessibles en temps réel avec le iPad ou individuellement sur chacun des appareils des éducatrices(teurs). Les données sont aussi archivées et sont donc disponibles pour des analyses ultérieures par l’équipe du service de garde.

Les trois opérations principales sont: 1) Appel des enfants directement dans le groupe associé, 2) Prise des présences en début du service de garde de fin de journée et 3) Transferts des enfants lorsqu’une éducatrice(teur) termine son quart de travail.

1.1.1. Appel des enfants

Figure 1: Appels et départ des enfants

· Un iPad à l'accueil permet d'avoir toute la liste des élèves. Le classement peut se faire par ordre alphabétique ou par classe.

· Lorsque les parents arrivent à l'accueil, la demande de préparation des enfants se fait en sélectionnant les noms dans la liste du iPad et en appuyant sur un bouton d'envoi. Donc pas d'utilisation de walkie-talkie. Si le parent utilise déjà HopHop, l'appel se fait avant son arrivée.

· Les demandes se font sur le téléphone dans les classes respectives où se trouvent les enfants. Par exemple, si Dahlia est dans la classe de Zineb, seul l’appareil téléphonique de Zineb va recevoir la demande (en couleur orange).

· La demande se fait à l’éducatrice(teur) en utilisant plusieurs modes sur le téléphone : affichage du nom de l’enfant (case orange), une option de dictée à haute voix du nom de l'enfant, une lumière qui clignote, un son "Ding" et la vibration du téléphone.

· Quand Dahlia quitte la classe pour aller se préparer, l'éducatrice appuie sur le nom de l’enfant affiché en orange sur son appareil. Le nom de l'enfant sur le iPad de l'accueil change de couleur pour indiquer qu’il est en train de se préparer.

· Une fois que l'enfant arrive à l'accueil et quitte l’école avec son parent, la personne responsable à l'accueil confirme le départ en appuyant sur le nom de l’enfant en bleu. Le nom change de couleur pour le rouge et disparait de la liste des enfants présents. Il est possible de retourner voir les informations de départ des enfants en tout temps.

· Les informations entre le iPad et les appareils des classes circulent par le réseau WIFI.

1.1.2. Prise des présences par groupe

Figure 2: Prise des présences par groupe

· Chacune des éducatrices(teur) confirme sur son appareil les présences en début de période du service de garde. Quand la présence est complétée, l'envoi est fait au serveur et la liste apparait sur le iPad à l’accueil. La personne à l’accueil voit ainsi la liste de présences se construire en temps réel. Cette étape est nécessaire pour que le nom des enfants présents soit disponible à l’appel par la personne au poste d’accueil.

· En tout temps, les éducatrices(teurs) peuvent voir le nombre d’enfants et la liste de ces enfants présents dans leur groupe dans le menu "Élèves Présents" de leur appareil. La liste est mise à jour en tout temps pour tenir compte des départs.

1.1.3. Transfert entre groupes

Figure 3: Transfert entre groupes

· Quand arrive l'heure où des éducatrices(teurs) terminent leur période de travail et transfèrent des enfants de leur groupe à d'autres groupes, elles appuient sur le menu "Transferer". La liste des groupes actifs avec le nombre d'enfants qui s’y trouvent est affichée. L'éducatrice(teur) peut choisir le groupe à qui transférer les enfants et ensuite sélectionner les enfants qui seront transférés.

· Si un cadenas apparait sur le groupe auquel on veut transférer les enfants, c’est une indication que ce groupe a déjà atteint son maximum selon le ratio.

· Pendant le transfert, un symbole apparait sur les noms des enfants en cours de transfert dans l’onglet « Nom » du iPad.

· Une fois que le transfert est complété, l'application se déconnecte automatiquement et la classe se ferme sur le iPad d'accueil. Les enfants apparaissent transférés dans les bonnes classes sur le iPad d'accueil. Les ratios par éducatrices en temps réel sont toujours visibles sur le iPad.

1.2. Communication entre les appareils

Les données transitent toutes par le serveur HopHop. Ainsi si un problème de connexion se produit ou si vous devez changer d’appareil durant la période d’utilisation du système, en vous connectant à nouveau sur le compte du centre ou sur un compte opérateur, les données apparaissent dans le même état qu’avant la perte de connexion.

Figure 4: Mécanisme des échanges entre le iPad de l'accueil et les appareils des éducatrices(teurs).

Le système HopHop+ utilise le réseau WIFI pour faire le transfert des données entre le iPad d’accueil et les appareils des éducatrices(teurs). Ce réseau peut être celui de l’école et/ou celui fourni par HopHop. La configuration habituelle comporte l’utilisation du WIFI de l’école à l’intérieur des murs de l’école et l’utilisation d’un MIFI à l’extérieur de l’école.

Figure 5: Schéma de la configuration d'un réseau standard .

Lorsque les appareils utilisent le réseau WIFI de l’école, la connexion est selon le schéma suivant :

Lorsque les appareils utilisent le réseau MiFi, la connexion est selon le schéma suivant :

Le MiFi est un appareil « hotspot » qui comporte une carte SIM et utilise des données cellulaires. Cet appareil crée un réseau WIFI local qui sera vu par les téléphones. Jusqu’à quinze téléphones peuvent s’y connecter. La surface de couverture de cet appareil est environ la surface d’un terrain de soccer. Il faut cependant s’assurer que les téléphones ont une vue directe sur l’appareil. Par exemple, s’il y a un mur qui sépare le MiFi du téléphone, la connexion ne sera pas possible ou grandement réduite.

Si l’école a déjà un réseau accessible dans la cour d’école, le MiFi ne sera pas nécessaire. Si ce réseau est faible ou inexistant, ou si des groupes d’enfants vont dans un parc près de l’école, l’appareil MIFI permet de générer un réseau WIFI local pour continuer à recevoir les données.

1.3. Stabilité du réseau

Comme les échanges de données reposent sur la communication WIFI, il est important que ce réseau soit stable et que la réception du signal soit bonne. Si le signal est perdu par un des appareils, une indication apparaitra sur l’application logicielle mentionnant la perte de la connexion internet. Le message disparaitra une fois que la connexion sera rétablie.

Pour vérifier s’il y a une connexion réseau sur le téléphone, il faut que le symbole WIFI soit visible et selon les codes suivants.

Il faut aussi s’assurer que le symbole n’a pas un petit « X ». Si c’est le cas, il y a un problème de connexion au réseau de l’école. Cette situation va demander une reconnexion du téléphone au réseau de l’école (voir 2.2.3.a - ).

S’il y a des flèches qui apparaissent et disparaissent, c’est que tout est correct. C’est une indication que des données sont en train de se transférer.

Il est normal d’avoir des pertes de connexion dans les endroits non couverts par les bornes WIFI dans les écoles. Par exemple, lors du déplacement d’un groupe il arrive souvent que la connexion WIFI soit perdue dans les cages d’escaliers. Il suffit d’attendre de revenir dans un endroit couvert par une borne du réseau WIFI. La reconnexion peut prendre une ou deux minutes. Si vous êtes de retour à un endroit avec une bonne réception WIFI, vous pouvez accélérer la reconnexion en appuyant sur le bouton de rafraichissement de l’application.

Section 2 - Équipement et applications

2.1. iPad

(image provenant du site https://www.commentcamarche.net/contents/1991-ipad-allumer-l-ipad-et-l-eteindre)

2.1.1. Démarrage

Voici la procédure de démarrage de l’application « HopHop – Centre » :

1. Pour allumer l’iPad, appuyer sur le bouton « Mise en marche ». Si le iPad est en veille, l’écran s’allumera avec un clic rapide sur ce bouton. Si le iPad est éteint, il faudra appuyer environ 3 secondes sur le bouton « Mise en marche ».

2. Une fois que l’écran est allumée, appuyer un coup rapide (1/2 seconde) sur le bouton principal pour faire apparaitre les icônes. Si l’application « SIRI » s’allume, c’est que vous avez tenu le bouton principal trop longtemps. Recommencer le clic rapide.

3. Chercher l’icône relié à l’application HopHop-Cenre et appuyez dessus pour ouvrir l’application.

2.1.2. Connexion

2.1.2.a - Connexion au réseau de l’école

Avant de pouvoir se connecter à l’application, il faut s’assurer que la connexion réseau WIFI du iPad est bonne. Il faut donc s’assurer de voir l’icône WIFI dans le coin supérieur droit du iPad. Si ce n’est pas le cas, il faut vérifier la connexion dans les paramètres du iPad :

1. Aller dans le menu Paramètres du iPad

2. Appuyez sur

3. S’assurer qu’il y a un réseau sélectionné et actif. Sinon appuyer sur le réseau qui est utilisé pour l’application HopHop.

Cette étape de connexion est la même que vous faites

2.1.2.b - Connexion à l’application

Une fois que l’application est démarrée, la fenêtre suivante devrait être visible :

Pour vous connecter à l’application, il faut entrer

2.1.3. Application HopHop-Centre

Cette version permet de faire la gestion des appels vers les appareils des éducatrices et éducateurs. Le compte relié à votre centre est identifié par un courriel. Pour se connecter, il faut donc utiliser cette adresse courriel ainsi que le mot de passe que vous aurez déterminé en remplacement du mot de passe temporaire fourni par l’équipe HopHop.

La connexion au centre se fait à partir de la version iPad ou de la version Web. Vous devez cependant avoir au minimum un iPad pour utiliser la version iOS qui permet de faire la majorité des actions, dont les appels des enfants dans les groupes. La version Web ne permet pas de faire ces appels. Une tablette autre que iPad est utilisée avec la version Web, donc ne peut pas remplacer un iPad.

Il faut s’assurer que le iPad utilise la version du iOS 11 ou plus.

Si vous utilisez plusieurs iPads, assurez-vous d’informer l’équipe HopHop pour éviter des problèmes de synchronisation lors des appels des enfants. Vous pouvez utiliser plusieurs instances de la version Web en même temps que la version iPad.

Les fonctions peuvent différées entre la version iPad et la version Web. Nous avons généralement regroupé les fonctions de gestion sur la version Web et les fonctions d’appels des enfants sur la version iPad. Dans les prochaines sections, il sera mentionné si la fonction est disponible sur la version iPad ou la version Web.

2.2. Téléphones

2.2.1. Démarrage

Lorsque le téléphone est éteint, il faut tenir le bouton Power environ 3 secondes et le relâcher. Le téléphone va démarrer par lui-même.

Pour mettre le téléphone en veille ou pour le sortir du mode de veille, il suffit d’appuyer sur le bouton Power rapidement.

Les téléphones utilisent le système d’exploitation Android. Avec ce système d’exploitation, les fabriquant de téléphones ont un mode de démarrage appelé Recovery Mode. Pour entrer dans ce mode, il faut appuyer 3 secondes sur le bouton Power et ensuite appuyer simultanément sur les boutons Power et Volume- . Si vous entrer dans ce mode par erreur, il suffit d’utiliser les boutons Volume + et – pour naviguer dans le menu et aller à Reboot et ensuite appuyer sur le bouton Power pour accepter le choix. Il ne faut pas choisir le menu Factory Reset car le téléphone sera remis dans son mode initial, avant que l’application HopHop soit installée. Il faudra refaire une configuration complète de l’application. Contactez nous si c’est le cas.

2.2.2. Connexion

2.2.2.a - Connexion au réseau de l’école

Faire la même chose que la section 2.1.1

2.2.2.b - Connexion à l’application

Faire la même chose que la section 2.1.2

2.2.1. Application HopHop-Opérateur

Cette version permet de prendre les présences, de recevoir les appels d’enfants et de faire le transfert des enfants d’un groupe à un autre. Le compte relié à chacun des groupes est identifié par un courriel. Pour se connecter, il faut donc utiliser cette adresse courriel ainsi que le mot de passe que vous aurez déterminé en remplacement du mot de passe temporaire fourni par l’équipe HopHop.

Elle peut être utilisée avec des appareils iOS (iPhone ou iPod Touch) ou des appareils Android. Les deux types d’appareils peuvent être mélangés parmi les groupes. Par exemple, une école avec 11 groupes peut utiliser la version Android avec six groupes et la version iOS avec cinq groupes.

Il faut s’assurer que les appareils iOS utilisent la version du iOS 11 ou plus et la les appareils Android utilisent la version Android 7.0 ou plus.

2.2.2. Charge

- Brancher tous les jours ou non?

- Garder en veille, ne pas éteindre tous les jours

- Éteindre pendant les longues vacances (Fêtes et été)

2.2.3. Paramètres

- Si pas de bruit, vérifier si Mode silencieux

- Autres types d’erreurs fréquentes

2.3. MiFi

2.3.1. Démarrage

Montrer comment l’allumer et l’éteindre

2.3.2. Connexion des téléphones

2.3.2.a - Distance de connexion

Mentionner la zone courverte et les contraintes s’il y a des murs (voir section 1.2)

2.3.2.b - Connexion au réseau EXT

Parler de la vérification du « EXT » sur le téléphone Android (pas sur le iOS).

2.3.1. Charge

Mettre sur la charge à la fin de la journée.

Section 3 - Poste d’accueil - HopHop-Centre

Cette section présente le fonctionnement de l’application utilisée par la personne à l’accueil du service de garde.

3.1. Gestion des présences

Lorsqu’on se connecte au centre avec la version HopHop-Centre sur l’iPad, l’application nous amène par défaut dans l’onglet Groupe pour faire la gestion de la connexion des éducatrices. Cette étape est importante pour que les noms des enfants présents de la journée s’affichent. Si une éducatrice ne se connecte pas à son application et ne confirme pas la présence dans le système, les enfants de son groupe ne seront pas visibles sur l’iPad à l’accueil. La séquence est la suivante :

Figure 6: Gestion des présences au poste d'accueil.

Le système est automatiquement remis à zéro à minuit chaque jour. Les départs de la journées sont archivés sur le serveur et la présence des enfants est remise dans le mode par défaut. Il y a deux méthodes de gestion des présences et le changement d’une méthode à une autre peut être effectuée en demandant à HopHop.

3.1.1. Enfants Présents par défaut

Dans ce mode, les enfants sont tous mis par défaut « Présents » par le système à chaque. Cette approche permet de voir la liste de tous les enfants d’un groupe aussitôt qu’une éducatrice(teur) se connecte et répond rapidement « Oui » à la confirmation de présence avec son appareil Opérateur. La personne à l’accueil n’aura pas à attendre que les présences soient ajustées avant de faire l’appel d’enfants. Cette approche permet de donner plus de temps aux éducatrices pour faire l’ajustement réelles des présences sans retarder le début des appels. Il faut cependant être certain que les éducatrices(teurs) effectuent ensuite la correction des présences pour avoir une vue juste et réelle des enfants présents en temps réel. Pour le détail de la séquence à faire par les éducatrices(teurs), voir la section 4.1.1.

3.1.1. Enfants Absents par défaut

Dans ce mode, les enfants mis par défaut « Absents » par le système à chaque jour à minuit. Cette approche permet de garantir que la liste des présences soit effectuée avant de débuter l’appel des enfants. Cette méthode demande aussi à la personne à l’accueil de faire des relances aux éductatrices(teurs) s’il y a un trop long délai avant que les présences soient complétées. Pour le détail de la séquence à faire par les éducatrices(teurs), voir la section 4.1.1.

3.2. Gestion des changements d’états à l’accueil (iPad)

Pour faire le changement d’un état, la procédure est toujours la même pour tous les changements d’états:

1) Sélection des noms des enfants dont on doit changer l’état. Un changement de couleur se fait et un cadre blanc apparait autour du nom de l’enfant. Le cadre blanc indique qu’une demande de changement est sélectionnée, mais l’envoi au serveur n’est pas encore effectué.

2) Attente de l’envoi automatique ou envoi forcé en appuyant sur le bouton “Confirmer”.

3) L’envoi au serveur est confirmé lorsqu’il n’y a plus de cadre blanc autour des cellules des noms d’enfants.

Figure 7: Séquence de changement d'état des enfants.

La gestion de l’état des enfants se fait avec le iPad. Ces états sont identifiés par les couleurs suivantes :

1) Orange : Appel des enfants dans les groupes correspondants. Lorsque la case est orange, l’appel de l’enfant est en cours dans le groupe qui lui est associé. C’est l’équivalent de l’appel qui était effectué par la personne de l’accueil avec le walkie-talkie. Le message d’appel reste affiché et un signal sonore sera répété aux 30 secondes tant que l’éducatrice ne confirme pas l’envoie de l’enfant.

2) Bleu : Confirmation que les enfants sont informés par l’éducatrice et en préparation. Cette étape apparait automatiquement lors de la confirmation par les éducatrices sur leur appareil. Le changement peut aussi être effectué par la personne à l’accueil si l’éducatrice ne peut faire la confirmation avec son appareil. C’est l’équivalent de la confirmation qui était effectué par l’éducatrice pour avertir la personne à l’accueil que l’enfant appelé venait d’être informé du départ.

3) Vert : Cette étape est visible seulement lorsqu’un enfant est appelé par une personne autorisée avec HopHop. Elle indique que l’enfant est arrivé à l’accueil et attend la personne autorisée. La personne à l’accueil appuie sur la case de l’enfant (en bleu) pour changer la couleur à vert lorsque l’enfant arrive à la porte d’accueil.

4) Rouge : Confirmation du départ de l’enfant par la personne à l’accueil en appuyant sur la case de l’enfant.

Pour faire la gestion des états, nous recommandons d’aller dans l’onglet Noms. Cette interface permet de trouver le nom des enfants beaucoup plus rapidement et permet d’avoir des informations utiles au sujet de chacun des enfants (voir section XYZ). Pour rechercher rapidement le nom d’un enfant, il s’agit de connaître la première lettre de son nom de famille. On sélectionne ensuite cette lettre pour filtrer seulement les enfants dont le nom de famille débute avec cette lettre. L’avantage de cette approche évite de devoir savoir par cœur l’association d’un enfant et du groupe dans lequel il se trouve et permet de voir le nom des frères et sœurs tous ensembles.

(Schéma de la séquence)

3.3. Filtres pour l’affichage des états

Lors de l’utilisation de l’application, il est possible de filtrer les informations affichées. Ceci permet de voir avec plus de clarté certains états en cours. Le filtre se retrouve dans le haut de la page principale. Lorsqu’un filtre est activé, un cercle blanc se retrouve autour.

Figure 8: Filtres pour l'affichage des états.

Ce filtrage correspond aux mêmes couleurs que celles pour les différents états :

A = Faire afficher les absents. Les enfants dans cet état apparaitront dans des cases brunes. (Désactivé dans la Figure 7)

P = Faire afficher les Présents. Lorsque ce filtre est activé, il indique le nombre d’enfants présent au SDG en temps réel. Si on enlève cet indicateur, tous les enfants présents disparaissent de l’affichage. Les enfants dans cet état apparaitront dans des cases grises foncées. (Activé dans la Figure 7)

Logo HopHop = En sélectionnant cette option, seulement les demandes HopHop en cours seront visibles. (Désactivé dans la Figure 7)

1 = Afficher les enfants en cours d’appel. Les enfants dans cet état apparaitront dans des cases oranges. (Activé dans la Figure 7)

2 = Afficher les enfants partis de leur groupe et confirmés par les éducatrices. Ils sont en préparation. Les enfants dans cet état apparaitront dans des cases bleues. (Activé dans la Figure 7)

3 = Afficher les enfants HopHop qui sont prêts avant l’arrivée de leur parent. Cet état n’apparait seulement que pour les enfants appelés par HopHop. Les enfants dans cet état apparaitront dans des cases vertes. (Activé dans la Figure 7)

4 = Afficher les enfants qui sont déjà partis. Les enfants dans cet état apparaitront dans des cases rouges. (Désactivé dans la Figure 7)

3.4. Enfants appelés par l’accueil

3.4.1. Séquence d’appel

Cette section présente les séquences à faire lorsqu’une personne se présente à l’école pour venir chercher son enfant sans utiliser l’application HopHop avec son téléphone. La séquence début lorsque la personne arrive à l’école. Deux séquences sont possibles, le passage d’une séquence à une autre doit se faire dans la base de données HopHop. Contactez l’équipe HopHop si vous voulez passer d’un mode à un autre.

3.4.1.a - Séquence complète

Ce mode permet de faire l’appel des enfants et de suivre la préparation des enfants avant leur départ de l’école. C’est la séquence la plus détaillée sur la connaissance exacte de l’étape de préparation des enfants. Mais s’il n’y a qu’une seule personne au poste d’accueil des services de garde de plus de deux cents enfants ce mode peut alourdir la tâche de la personne à l’accueil par rapport au travail qui était effectué avec le walkie-talkie. Dans ce cas, la séquence présentée dans la section 3.4.2 sera plus appropriée.

La personne à l’accueil sélectionne l’enfant pour faire l’appel. La case restera orange tant que l’éducatrice(teur) ne confirme pas sur son appareil que l’enfant est parti de son groupe. Le nom de l’enfant changera automatiquement à la couleur bleue lorsque la confirmation sera effectuée par l’éducatrice(teur) sans aucune action de la personne à l’accueil.

Figure 9: Séquence complète par l’accueil 1/2 – Appel d’un enfant.

Lorsqu’un enfant est prêt et arrive à l’accueil, il quitte avec la personne autorisée à venir le chercher. La personne à l’accueil peut appuyer sur le nom de l’enfant pour confirmer son départ. Le nom de l’enfant devient rouge et disparaitra de la liste visible si le filtre d’affichage désactive la visibilité de l’état rouge (voir section 3.3. )

Figure 10: Séquence complète par accueil 2/2 – Départ de l’enfant.

3.4.1.b - Séquence allégée

Ce mode permet de faire l’appel des enfants et de les marqué comme parti dès la confirmation par l’éducatrice. C’est la séquence qui calque le travail effectué par la personne au poste d’accueil lorsqu’elle utilise le walkie-talkie pour l’appel des enfants. Cependant dans ce mode, on ne peut faire de distinction entre un enfant parti de son groupe et un enfant parti de l’école, comme lors de l’utilisation du walkie-talkie.

Figure 11: Séquence allégée par l’accueil - Appel et départ d'un enfant.

3.4.2. Revenir un enfant à un état de préparation précédent

Si on a changé l’état d’un enfant par erreur, on peut toujours revenir à une étape ultérieure.

Attention : Cette séquence n’est pas possible si l’enfant a été est appelé par un parent avec HopHop. Seulement lorsqu’un enfant est en appel par l’accueil.

Exemple1 : L’enfant a été appelé et on réalise qu’on n’a pas sélectionné le bon mais l‘appel est en cours sur l’appareil de l’éducatrice. On appuie donc sur le nom de l’enfant pour faire passer la case de la couleur orange à la couleur gris foncé. Ceci remet l’enfant présent sur l’iPad mais aussi dans l’appareil de l’éducatrice. Il faut cependant faire une appel de confirmation par le walkie-talkie à l’éducatrice pour lui confirmer que c’était un erreur d’appel.

Figure 12: Retour d'un enfant dans son groupe - Exemple enfant en appel.

Exemple2 : L’enfant a été mis parti mais lorsqu’il arrive à l’accueil, son parent décide de le laisser encore au service de garde. On appuie sur le filtre d’affichage pour faire apparaître les états rouges (partis). On appuie ensuite sur le nom de l’enfant pour faire passer la case de la couleur rouge à la couleur gris foncé. Ceci remet l’enfant présent sur l’iPad mais aussi dans l’appareil de l’éducatrice. Il faut cependant faire une appel de confirmation par le walkie-talkie à l’éducatrice pour lui confirmer que l’enfant sera de retour dans son groupe.

Figure 13: Retour d'un enfant dans son groupe - Exemple enfant "parti".

3.4.1. Optimisation des changements d’états

Montrer comment optimiser la recherche en cachant les enfants présents pour ne voir que ceux qui sont en processus de départ.

3.5. Enfants appelés par HopHop

3.5.1. Séquence d’appel

Cette section présente les séquences à faire lorsqu’une personne se présente à l’école pour venir chercher son enfant en utilisant l’application HopHop avec son téléphone. La séquence début lorsque la personne arrive à quelques minutes de l’école (l’ajustement du temps de préparation est déterminé dans la section #Section). Deux séquences sont possibles, le passage d’une séquence à une autre doit se faire dans la base de données HopHop. Contactez l’équipe HopHop si vous voulez passer d’un mode à un autre.

3.5.1.a - Séquence complète

Lorsqu’une personne autorisée fait un appel par HopHop, la personne à l’accueil du service de garde reçoit l’appel par un « Popup ». Si le parent laisse un message, il est visible par le logo « ! » rouge. Ce message sera transmis sur l’appareil de l’éductarice(teur). Le logo est ensuite visible dans la case de l’enfant dans l’onglet Noms. Mais il n’est qu’un indicateur, il faut aller dans l’onglet HopHop pour en prendre connaissance (voir section 3.5.3.)

Figure 14: Demande HopHop sur le iPad.

En acceptant la demande du « popup », la personne à l’accueil du SDG fait automatiquement l’envoi de l’appel dans le groupe associé aux enfants sélectionnés, sans devoir utiliser le walkie-talkie.

Tout au long de la séquence d’appel des enfants, le logo HopHop ou le logo de message apparaît en bas à gauche de la case de l’onglet Nom pour identifier rapidement les enfants en appel par HopHop de ceux en appel par l’accueil.

Figure 15: Logo HopHop ou logo de message indiquant un enfant appelé par HopHop.

La case restera orange tant que l’éducatrice(teur) ne confirme pas sur son appareil que l’enfant est parti de son groupe. Le nom de l’enfant changera automatiquement à la couleur bleue lorsque la confirmation sera effectuée par l’éducatrice(teur) sans aucune action de la personne à l’accueil.

Figure 16: Séquence HopHop Complète 1/3 – Appel de l’enfant.

Lorsqu’un enfant est prêt et arrive à l’accueil, la personne à l’accueil appuie sur le nom de l’enfant pour que la case passe à vert. Ceci indique que l’enfant est prêt et est arrivé à l’accueil. Cette information est aussi visible par le parent sur son application mobile.

Figure 17: Séquence HopHop Complète 2/3 - L'enfant est prêt.

À l’arrivée du parent, la personne à l’accueil appuie sur le nom de l’enfant pour confirmer son départ. Une fenêtre apparaît pour montrer la photo de la personne qui a fait la demande HopHop. On s’assure que l’enfant quitte avec une personne bel et bien autorisée à venir le chercher et que ça correspo nd à la photo de la personne qui a fait la demande. En confirmant, le nom de l’enfant devient rouge et disparaitra de la liste visible si le filtre d’affichage désactive l’état rouge. (voir section 3.3. )

Figure 18: Séquence HopHop Complète 3/3 - L'enfant quitte le SDG.

Explication des cases rouges avec le nom des enfants pour ne faire partir qu’un seul des deux enfants.

3.5.1.b - Séquence allégée

Ce mode permet d’avoir moins d’étapes à faire lorsque le service de garde a beaucoup d’enfants et que la personne à l’accueil est seule à gérer le départ des enfants. Il est possible d’éviter le passage à la couleur bleue. Une fois que l’éducatrice(teur_) confirme l’envoi de l’enfant, l’état passe directement à vert sur l’iPad. L’avantage est d’éviter à la personne à l’accueil de devoir confirmer l’arrivée de l’enfant à l’accueil. Cependant, ce mode ne permet pas de discriminer entre les enfants en préparation et les enfants en attente à l’accueil.

Figure 19: Séquence HopHop allégée 1/2 - Appel de l’enfant.

Lorsqu’un enfant est prêt et arrive à l’accueil, la personne à l’accueil n’a pas à appuyer sur le nom de l’enfant pour que la case passe à vert, car il est déjà dans cet état.

À l’arrivée du parent, la personne à l’accueil appuie sur le nom de l’enfant pour confirmer son départ. Une fenêtre apparaît pour montrer la photo de la personne qui a fait la demande HopHop. On s’assure que l’enfant quitte avec une personne bel et bien autorisée à venir le chercher et que ça correspond à la photo de la personne qui a fait la demande. En confirmant, le nom de l’enfant devient rouge et disparaitra de la liste visible si le filtre d’affichage désactive l’état rouge. (voir section 3.3. )

Figure 20: Séquence HopHop Complète 2/2 - L'enfant quitte le SDG.

3.5.2. Optimisation

Certains modes d’optimisation peuvent aussi être activées directement sur la version HopHop-Centre du iPad. Ces optimisations permettent de diminuer le nombre d’opérations à effectuer par la personne à l’accueil.

3.5.2.c - Envoie directement des appels HopHop dans les groupes

Ce mode permet d’envoyer directement la demande de préparation d’un enfant sur le téléphone de l’éducatrice(teur) sans attendre la confirmation par la personne de l’accueil. Lorsqu’une demande de préparation arrive, on entend tout de même le son « ding ». Mais au lieu d’avoir le popup demandant de confirmer l’envoi, la case au nom de l’enfant devient directement orange avec le logo HopHop pour indiquer l’envoi dans le groupe.

Figure 21: Séquence HopHop avec appels directement dans les groupes.

Pour activer ce mode, il faut aller dans le menu Profil de l’application, à la quatrième page et activer l’indicateur « Désact. Étape #1 – HopHop ».

Figure 22: Indicateur pour l'envoi directement dans les groupes.

3.5.2.d - Désactivation du popup avec la photo du parent

Ce mode permet de passer de l’état vert (enfant prêt) à l’état rouge (enfant parti) sans avoir le popup demandant de valider que la personne qui est venue chercher l’enfant correspond à la personne qui a fait la demande HopHop.

Figure 23: Désactivation du popup au départ de l'enfant.

Même avec ce mode, il est toujours possible d’aller voir la personne ayant fait la demande par l’onglet HopHop.

Figure 24: Information de la personne qui vient chercher l'enfant par HopHop.

Pour activer ce mode, il faut aller dans le menu Profil de l’application, à la quatrième page et activer l’indicateur « Désact. Étape #4 – HopHop ».

Figure 25: Désactivation du popup avec la photo du parent.

3.5.3. Message des parents

Lors d’une demande HopHop, le parent qui fait la demande peut ajouter un message pour le service de garde. Ce message est visible sur l’iPad d’accueil et sur le téléphone de l’éducatrice qui recevra l’appel.

Figure 26: Appel HopHop avec message du parent.

3.5.4. Appel d’un enfant HopHop même si absent

Si le groupe est fermé l’appel ne sera pas visible dans les onglets Noms et Groupes, mais se fait dans l’onglet HopHop. L’appel doit se faire avec le walkie-talkie car l’éducatrice ne peut recevoir l’appel son groupe étant fermé. Ce mode peut être utilisé pour ne recevoir que les demandes HopHop (par exemple dans le cas d’une journée pédagogique si on ne configure pas les groupes en pédagogique).

Figure 27: Appel HopHop lorsque le groupe de l’enfant est fermé.

Si le groupe est ouvert mais que l’éducatrice a mis l’enfant absent, la demande de l’enfant apparaitra et elle sera reçu par l’éducatrice. Si l’enfant était bel et bien absent et que le parent a fait l’appel de cet enfant tout de même, contactez l’équipe HopHop pour les informer et nous communiquerons avec le parent pour lui expliquer comment éviter de faire l’appel d’un enfant absent.

Figure 28: Appel HopHop lorsque le groupe est ouvert mais l'enfant absent.

3.6. Groupage

Montrer comment faire le groupage des groupes

3.7. Perte de connexion

Montrer à quoi reseemble le message de perte de connexion.

3.8. Paramètres

Affichage des filtres, horodatage( délai versus heure de départ), affichage des noms, … Valeurs par défaut, fermeture d’un groupe, réglage du temps de préparation

Section 4 - Appareils des éducatrices(teurs)

4.1. Séquence

En plus de recevoir les appels pour les enfants, les éducatrices(teurs) ont deux autres opérations qui doivent être effectuées : 1) la prise de présence au début du service de garde de fin de journée et 2) le transfert de leurs enfants à un autre groupe.

4.1.1. Prise de présence

Il y a deux méthodes de gestion des présences. La sélection de la méthode est effectuée par HopHop selon ce qui a été choisi par la technicienne ou le technicien en service de garde de l’école.

4.1.1.a - Enfants Présents par défaut

Ce mode permet de voir rapidement les enfants des groupes même si l’éductarice(teur) n’est pas encore prêt à prendre les présences. Mais ce mode permet au poste d’accueil de faire l’appel d’enfants même si les présences ne sont pas encore complètement confirmées. Aussitôt que l’éducatrice(teur) aura la possibilité de faire l’ajustement des présences, cette correction sera effectuée dans le menu « Correction ». Les étapes sont :

1) Se connecter à l’application Opérateur.

2) Répondre « Oui » à la question.

3) L’application affiche la page permettant de recevoir les appels d’enfants.

4) Au moment opportun, appuyer sur le menu,

5) Choisir « Correction ».

6) Les enfants sont présents par défaut (en vert). Sélectionner tous les enfants absents pour les mettre en rouge.

7) Appuyer sur le bouton « Transmettre » une fois que tous les enfants absents sont sélectionnés en rouge. Le nombre affiché sur le bouton devrait correspondre avec le nombre d’enfants réellement dans le groupe. Ex : 18/25 veut dire qu’il y a 18 enfants présents sur un maximum de 25 dans le groupe).

Nous recommandons de faire l’ajustement des présences dès que vous en avez le temps. Même si votre groupe n’est pas complet car vous attendez un élève manquant qui est par exemple resté avec son enseignant, vous referez l’ajout de cet enfant à son arrivée.

Attention : Il est important de ne pas oublier de faire l’ajustement des présences aussitôt qu’on en a la possibilité. Ceci garantira d’avoir le même nombre d’élèves dans le système que dans le groupe physique.

4.1.1.b - Enfants Absents par défaut

Ce mode nécessite de faire les présences pour que la liste des enfants soit visible sur l’iPad de l’accueil. Les étapes sont :

1) Se connecter à l’application Opérateur.

2) Répondre « Non » à la question.

3) Les enfants sont absents par défaut (en rouge). Sélectionner tous les enfants présents pour les mettre en vert.

4) Appuyer sur le bouton « Transmettre » une fois que tous les enfants présents sont sélectionnés en vert. Le nombre affiché sur le bouton devrait correspondre avec le nombre d’enfants réellement dans le groupe. Ex : 18/25 veut dire qu’il y a 18 enfants présents sur un maximum de 25 dans le groupe).

5) Lorsque l’application revient à la question, appuyer sur « Oui » pour confirmer que les présences sont complétées.

6) L’application affiche la page permettant de recevoir les appels d’enfants.

Figure 29: Prise de présences.

Lors de cette opération par toutes les éducatrices, la liste complète des enfants présents apparait sur l’iPad de l’accueil.

4.1.2. Correction des présences

Si une correction doit être effectuée par rapport à la liste de présence initiale, il est possible de le faire en allant dans le menu « Correction » de l’appareil de l’éducatrice. Il suffit de sélectionner le nom de l’enfant pour le mettre en rouge s’il est absent et en vert s’il est absent. Il faut ensuite appuyer sur le bouton « Transmettre » pour que la liste soit mise à jour.

Figure 30: Menu Présence/Absence

Attention : Cette correction ne doit pas être effectuée pour dire qu’un enfant a été appelé par l’accueil (enfant qui était présent et qui est maintenant parti). Cet gestion se fait automatiquement par le système lorsque vous confirmez le départ de l’enfant lors de son appel (voir section 4.1.3).

Attention : La liste n’est pas la liste des enfants actuellement présents dans le groupe; c’est la liste des enfants présents au SDG dans la journée courante. Les enfants déjà partis apparaitront dans cette liste car ils ont été mis présents dans la journée courante. Pour avoir la liste en temps réel des enfants présents, voir le menu « Élèves présents » - section 4.1.3.

4.1.3. Liste en temps réel des enfants dans le groupe

Cette liste peut être consultée en tout temps par les éducatrices pour connaitre le nombre d’enfants et le nom des enfants qui devraient être présents avec elle.

Figure 31: Menu Élèves présents

Cette liste est accessible même hors connexion. Dans le cas d’une urgence, l’application tombera hors connexion et un message apparaitra. Mais cette liste sera tout de même disponible et elle sera synchronisée avec la dernière connexion au serveur.

Figure 32: Accès à la liste des élèves présents hors connexion

Attention : Si vous êtes hors connexion, il ne faut pas fermer l’application et vous reconnecter. Lors de la reconnexion, la liste des élèves devra être téléchargée à nouveau et ça ne sera pas possible si vous êtes hors-connexion.

4.1.4. Appels des enfants

- Séquence

- Message des parents

4.1.5. Transfert des enfants dans un autre groupe

Lors de la fin de son quart de travail, l’éducatrice fait le transfert des enfants aux autres éducatrices ou à l’accueil. Lors de cette opération, tous les enfants peuvent être transférés dans le même groupe ou ils peuvent être répartis dans des groupes différents. Lorsqu’on appuie sur le menu Transférer, on voit apparaitre les groupes avec leur ratio (nombre d’élèves sur le total possible). Si un groupe n’apparait pas, c’est qu’il est déjà fermé ou que le groupe a atteint son maximum d’enfants.

Figure 33: Transfert des enfants dans un autre groupe.

Quand le transfert est effectué, le groupe qui doit recevoir les enfants est informé de cette action. L’information comprend le nom de l’enfant et en dessous le groupe qui transfère l’enfant. L’éducatrice appuie sur les noms des enfants lorsqu’ils arrivent dans son groupe.

Figure 34: Information sur les enfants reçus dans un groupe de transfert.

- Transférer « Tous » les enfants d’un seul coup.

4.2. Menu Profil

Lecture des noms, vibration, message d’introduction,

4.3. Perte de connexion

Ex : alarme de feu, montrer qu’il reste l’accès à la liste des élèves

Section 5 - Gestion des données (version iPad)

- Montrer comment avoir accès à la version web

- Confirmer que si on met un enfant « Absent » avant les présences en mode « Absent par défaut », on a un cadenas sur le nom de l’enfant.

5.1. Liste des élèves

La section du menu Liste des élèves contient tous les élèves présents sur la liste reçue par HopHop de la part de la technicienne ou du technicien en service de garde. Cette information est habituellement le nom, prénom et groupe exportée de chacun des enfants.

Le format de la Liste des élèves est le même que dans l’onglet Noms. La liste est selon l’ordre alphabétique par le nom de famille, affichée de haut-en-bas en décalant vers la droite comme dans un dictionnaire. On y retrouve une case par enfant avec les informations suivantes :

- Le prénom et le nom de l’enfant,

- Le groupe associé à l’enfant,

- Une couleur indiquant l’état de l’enfant

o Gris foncé = Présent

o Brun = Absent

o Rouge = Parti

Figure 35: Version iPad - Menu Liste des élèves.

L’ordre d’affichage peut être modifié de façon à avoir la liste des élèves toujours par ordre alphabétique de nom de famille, mais en plus par groupe. Ceci permet plus facilement de faire des ajustements de présence selon les différents groupes.

Figure 36: Affichage par groupe (classe).

Note : Pour faire un changement complet de la liste des élèves, comme en début d’année scolaire, SVP contactez l’équipe HopHop. Les outils vous permettant de faire une mise à jour massive ne sont pas encore disponibles pour vous, mais cette opération peut être effectuée par l’équipe HopHop.

5.1.1. Changement de groupe d’un élève

Si vous avez un enfant dans votre liste et que vous voulez le changer de groupe, vous pouvez faire cette opération sur l’iPad ou par la version web. Par exemple, si on veut prendre un enfant de la liste des sporadiques et le transférer dans un groupe, il y a deux options : 1) changement temporaire pour la journée ou 2) changement permanent.

5.1.1.a - Changement temporaire

Le changement temporaire mettra l’enfant dans la liste sélectionnée pour le groupe de la journée courante (Classe aujourd’hui) et sera remis dans son groupe permanent lors de la remise à zéro à minuit.

Figure 37: Changement de groupe - Temporaire sur iPad

5.1.1.b - Changement permanent

Le changement permanent est le groupe auquel sera associé l’enfant à partir du changement et restera dans ce groupe permanent lors de la remise à zéro à minuit. Le changement sera aussi effectué automatiquement pour la journée courante lors de la sauvegarde (mise à jour).

Figure 38: Changement de groupe - Permanent sur iPad

5.1.2. Ajout d’un nouvel élève

Lorsqu’un élève non présent dans la liste actuelle doit être ajouté, il suffit d’appuyer sur le petit « + » dans la page « liste des élèves » et d’ajouter les informations de prénom, nom de famille et groupe.

Figure 39: Ajout d'un élève non inscrit à la liste actuelle.

5.1.3. Absence d’un élève

L’absence d’un élève peut être indiquée dans la liste des élèves. Cette fonction permet :

- d’indiquer à une éducatrice(teur) que l’enfant sera absent lors de la prise de présence sera effectuée en début de service de garde de fin de journée,

- de changer l’état d’un élève suite à la prise de présence par l’éducatrice(teur).

Dans le menu Liste des élèves, activer l’indicateur Présence et appuyer sur le nom d’un enfant pour le faire passer de Présent à Absent, ou l’inverse. Il faut ensuite appuyer sur Mise à jour pour enregistrer, sinon le changement n’aura pas d’effet.

Figure 40: Absence d'un élève.

5.2. Liste des groupes

La liste des groupes qui apparait dans l’onglet « Groupes » peut être gérée à partir du menu « Config des groupes».

Figure 41: Menu de gestion des groupes.

5.2.1. Configuration d’un groupe existant

Dans la page de configuration des groupes, tous les groupes existants y apparaissent. L’ordre dans lequel ils s’y trouvent est relié à son numéro de classement. En sélectionnant un groupe en particulier, on peut ajuster ses paramètres de configuration.

Figure 42: Configuration d'un groupe existant.

Lorsqu’on sélectionne un groupe, un cadre blanc apparait autour de ce groupe pour confirmer sa sélection. Les informations de configuration qui y sont associées apparaissent dans la section du bas et peuvent être changées:

· Nom : Le nom du groupe apparaissant dans le iPad et sur l’appareil de l’éducatrice(teur) associé.

· Classement : Numéro qui détermine l’ordre dans lequel ce groupe apparaitra dans l’onglet « Groupes » du iPad.

· Maximum : Nombre maximum d’enfants qui pourront être transférés au groupe.

La section Opérateur est reliée au compte sur l’appareil de l’éducatrice(teur). Le courriel associé au groupe sert aussi d’identifiant pour ce groupe. Attention, cet identifiant peut seulement être créé et modifié par l’équipe de HopHop. C’est l’information qui sert d’identifiant unique pour se connecter au groupe. Le numéro de classement n’est donc pas relié à cet identifiant. Ces deux numéros peuvent être différents.

Dans la section opérateur, il est possible de changer le mot de passe pour chacun des groupes. Ce mot de passe remplacera donc celui qui est assigné temporairement pour se connecter à l’aide de l’application Operateur sur les appareils (iPods, iPhone ou Android) des éducatrices(teurs).

Pour que les changements soient actifs, il faut appuyer sur le bouton « Mise à jour ».

5.2.2. Ajout d’un nouveau groupe

Pour ajouter un nouveau groupe, il faut appuyer sur le « + » dans le haut à droite de la page de gestion des groupes (voir Figure 24). Une page ouvrira pour entrer les informations reliées à ce groupe.

Figure 43: Ajout d'un nouveau groupe.

Il faut remplir les champs et ensuite appuyer sur le bouton « Ajouter » :

· Nom : Inscrire le nom du nouveau groupe,

· Classement : Inscrire le rang du classement de ce nouveau groupe,

· Maximum : Inscrire le maximum d’enfant que l’on veut avoir dans ce groupe.

Ce nouveau groupe apparaitra dans la liste de l’onglet « Groupes » sur le iPad. Ce groupe n’aura pas d’opérateur associé, donc il ne pourra pas être associé à un appareil. Les groupes créés ainsi sont pour la gestion des activités parascolaires. Pour ajouter un nouveau groupe associé à une éducatrice(teur) en fin de journée, il faut faire la demande à l’équipe HopHop pour créer et associer un identifiant opérateur.

5.3. Inscription en attente

Acceptation de l’inscription d’un enfant HopHop.

5.4. Production de rapports

Pour produire les rapports reliés aux activités avec l’application, il faut utiliser la version web (www.hophop.ca/webapp).

5.4.1. Rapport de présences

Ce rapport permet d’avoir : 1) la liste des élèves associés au centre, 2) l’heure d’arrivée de l’enfant dans son groupe et 3) l’heure de départ de l’enfant.

Figure 44: Menu pour générer un rapport de présences.

On accède à ce rapport à partir du menu appelé « Report Presence ». Les étapes sont les suivantes :

1) Il faut toujours sélectionner « Tous » les élèves pour générer le rapport de présence.

2) Sélectionner la journée d’intérêt dans le champ « Début ».

3) Sélectionner la même journée dans le champ « Fin ». Ceci indique au système que vous voulez analyser cette journée en détail.

4) Appuyer sur le bouton « Go » pour lancer l’analyse.

Les données de l’analyse apparaissent dans un chiffrier de format HTML. Le nom de tous les enfants se retrouve dans le rapport. S’il n’y a pas de données reliées à un enfant pour la journée sélectionnée, des tirets sont affichés.

Pour importer ces données, il suffit de les sélectionner et de faire « Copier » à partir d’un clic de droite de la souris (ou avec les touches claviers correspondantes). Ces données peuvent ensuite être collées dans un logiciel spécialisé de type Excel ou GoogleSheet. Il faut produire un rapport pour chacune des journées d’intérêt. Ces données pourront être filtrées et adaptées à votre analyse dans le logiciel choisi.

5.4.2. Rapport des ratios

Montrer la procédure

5.4.1. Messages envoyés aux parents

- Envoi à un parent en particulier

- Envoi à un groupe en particulier,

- Envoi à tous les parents

Section 6 - Aide-mémoires

6.1. Poste accueil

6.2. Appareil des éductarices(teurs)

Section 7 - Foire Aux Questions (FAQ)

Cette section comporte un hyperlien sur chacune des questions. En cliquant sur la question, vous serez amené dans le texte à l’endroit de la réponse.

7.1. Communication et connexion

· Quelle est la couverture d’un MiFi?

· Un téléphone ne se connecte pas au MiFi?

· Il y a toujours le message «Mot de passe invalide » ?

· J’utilise deux iPads à l’accueil et ils ne semblent pas synchronisés?